Gestionar proyectos no es algo fácil, se tiene que seguir cada paso que se ha planificado, teniendo en cuenta ciertos puntos. Sin embargo, este aspecto puede mejorar con el paso del tiempo y la experiencia. Una de las habilidades que se desarrolla de poseer esa experiencia es la capacidad de evitar situaciones de riesgo o de prever posibles acciones futuras.
La persona que gestiona proyectos debe tener en cuenta diferentes aspectos y recursos como: el tiempo, los gastos, los miembros del equipo que conformarán el proyecto y en especial los pasos a seguir. En definitiva, cuantos más proyectos dirige una persona adopta una visión general del proyectos y de los aspectos que influyen en el.
En este artículo de blog podrás tener respuestas a preguntas como por ejemplo: ¿sabes administrar tus proyectos? ¿Sabes cuáles son los pasos a seguir? ¿Cuáles son los 5 factores claves?
¿Cuáles son los pasos para sacar adelante un proyecto con éxito?
- Definir el proyecto específico
- Establecer objetivos y metas
- Poner al frente los profesionales cualificados
- Crear una hoja de ruta
- Definir las tareas diarias y asignadas a cada miembro del equipo
- Realizar seguimiento periódico de todos los factores y fases del proyecto
- Comunicar en todo momento la evolución del proyecto
- Priorizar tareas
- Realizar ajuste en las tareas para conseguir la máxima productividad
- Intentar anticipar riesgos
- Analizar los resultados obtenidos
- Realizar cambios necesarios
Factores clave para gestionar proyectos
1. Identificación de los proyectos:
Cada proyecto que llega a tu empresa o que quieras llevar a cabo es diferente. Con esta idea en mente, se pueden clasificar de diferentes formas: por áreas, por tamaño del proyecto, la importancia o urgencia, los plazos establecidos, sectores, clientes, proveedores etc. Estos se pueden identificar con diferentes etiquetas, colores o nombres. La perspectiva para gestionar el proyecto será mucho más clara, directa y reacciones rápidas si alguna variante produce cambios. Una figura clave es el líder de cada proyecto, tiene que ser el adecuado.
2. Planificación de los proyectos
Una buena organización es la base de cualquier proyecto y de esto depende la evolución y el resultado del proyecto. La planificación lo es todo: marca y establecer los objetivos, plazos, el equipo y la asignación de tareas en cada fase es lo que marca la diferencia, el hecho de que un proyecto sea exitosos o no. Crear una hoja de ruta, en otras palabras, definir cada paso que se da ahorra tiempo, dinero y otros recursos.
Asimismo, también es esencial saber escoger la persona que estará a cargo del proyecto y que dirigirá al equipo hacia las metas propuestas. Un equipo en sintonía con las mismas metas y valores aporta eficiencia optimización al proyecto. Nosotros recomendamos para la gestión de proyectos una herramienta básica como es Microsoft Business Central y Microsoft Dynamics 365 con todo lo que implica el paquete office (SharePoint, Outlook, Teams etc.)
3. Recursos empleados
Las herramientas tecnológicas de las que disponemos en la actualidad nos ofrecen la mayor de las ventajas a la hora de trabajar con ellas: conectividad, eficiencia, optimización de las operaciones y procesos. Un de las herramientas por las que más apuestan las empresas para gestionar sus proyectos son aplicaciones o softwares gestión empresarial (ERP). En los cuáles se determinan y visualizan las tareas; se gestiona la parte financiera como las facturas, pedidos o albaranes; se realizan análisis para tener un seguimiento y conocer la situación actual del proyecto. El ERP de Microsoft Business Central es una de las herramientas que más funcionalidades engloba y que está constantemente actualizándose.
4. Gestión del tiempo
Otros de los factores más importantes es el tiempo. La gestión del tiempo es muy importante, así como la capacidad de saber establecer y cumplir los plazos de cada fase. De esta forma, obtenemos ciertas ventajas como mejora en la satisfacción del cliente o evitar cualquier tipo de retraso. Otra de las principales cuestiones de saber gestionar el tiempo es tener la capacidad de priorizar tareas, evitar contratiempos y agilizar los procesos, consiguiendo la eficiencia deseada.
5. Análisis y Seguimiento de cada una de las fases del proyecto
Finalmente, en cada una de las fases que hemos comentado es necesario realizar un análisis y seguimiento constante de las variables en cada una de ellas. Este análisis nos va a permitir identificar los puntos fuertes y débiles de la empresa, acciones que hemos llevado a cabo y que no han funcionado, que es necesario cambiar para optimizar el proyecto y que sea los más eficiente posible. Hay factores que mejoran considerablemente como el trabajo en equipo al indiscutible para realizar futuros proyectos.
Además, tener el control de cada etapa del proyecto y su tendencia es lo más importante a la hora de gestionar un proyecto. Los resultados es algo que también se debe analizar, teniendo en cuenta los objetivos que se han propuestos. Gracias a herramientas como Microsoft Power BI, se puede realizar los análisis profundos de los que estábamos hablando, sacar conclusiones e informes de forma visual.
¿Qué herramientas te puede ayudar?
En la actualidad, los directivos también están cambiando sus métodos y las herramientas que están utilizando para digitalizar y optimizar sus procesos y funcionamientos. La tecnología puede hacer que la gestión de un proyecto sea mucho más sencilla; especialmente si este se prologa en el tiempo. Un software te puede permitir:
- Controlar las horas dedicadas.
- Estar al tanto de cada gasto.
- Detallar las tareas diarias.
- Conocer la evolución del proyecto.
- Gestionar facturas.
En conclusión, el correcto empleo de las herramientas adecuadas te puede traer distintos beneficios y ahorrar gastos, horas de trabajo y tener control del proyecto, su evolución el tiempo dedicado a cada fase. Gracias a estas soluciones tecnológicas puedes sacar los datos concretos de los gastos y tiempos que ha empleado cada persona y los recursos. Con Microsoft Power BI, esos datos se pueden convertir en conclusiones e informes visuales.
En Dimneo, estaremos encantados de ayudarte a implantar tanto Microsoft Dynamics 365 Business Central como Microsoft Power BI con el fin de gestionar tus proyectos de la forma más eficiente posible. Somos Partners de Microsoft y QBS. Contamos más de 20 años de experiencia en el sector IT y ofrecemos soluciones para la transformación digital basada en valores: compromiso, cercanía, innovación, seriedad y transparencia. Puedes contactar con nosotros sobre cualquiera de nuestras soluciones a través de dimneo@dimneo.com o en 900 747 113.