Todos sabemos que la implementación de un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) es un proceso que no es nada fácil y que requiere una estrecha colaboración entre el personal interno de la organización y el equipo de consultores encargado del proyecto. Esta transición suele implicar la adopción de una nueva cultura empresarial y una revisión exhaustiva de los procesos de negocio, así como su integración en el nuevo marco de gestión.
A pesar de que la implementación de un ERP sigue un plan preestablecido por el proveedor, no siempre es un camino sin obstáculos, especialmente si hay falta de previsión en diversas etapas del proyecto. A continuación, examinaremos diez situaciones que pueden indicar que la implementación no va por el rumbo correcto.
Motivos por los que surgen problemas en la implantación
1. Planificación insuficiente:
En primer lugar, el éxito de la implantación de un ERP, que en nuestro es Microsoft Business Central, depende en gran medida de una planificación minuciosa. En esta fase, es esencial realizar un análisis detallado de los procesos de negocio en todas las áreas de la empresa y definir los flujos de trabajo necesarios.
2. Brecha tecnológica significativa:
Las organizaciones cuyos miembros ya están familiarizados con la tecnología de gestión empresarial suelen tener una transición más sencilla al ERP Microsoft Dynamics 365 Business Cnetral, participando activamente en la selección de componentes y la definición de procesos. Por otro lado, la falta de experiencia técnica de los usuarios puede generar resistencia y dificultades en la adaptación.
3. Falta de formación:
Asimismo, una vez que el ERP se ha instalado, es crucial programar sesiones de formación tanto para los administradores como para los empleados que lo utilizarán. Descuidar esta etapa puede afectar negativamente la percepción del sistema y limitar su aprovechamiento.
4. Enfoque abstracto en la gestión de datos:
La correcta manipulación de los datos que migrarán al nuevo entorno del ERP es fundamental. Esto incluye aspectos como la creación, modificación, conversión, respaldo, depuración, validación, confidencialidad, veracidad, seguridad y calidad de los datos.
5. Excesivas excepciones:
La implementación de un ERP se basa en la adopción de normas que rigen la operativa empresarial. Sin embargo, en algunos casos, el software no puede representar completamente la realidad de la organización, lo que lleva a la aceptación de excepciones o desarrollos personalizados. Un ejemplo de esto es el problema que enfrentó Lidl al tratar de adaptar su sistema de inventario basado en el precio de compra en lugar del precio de venta.
6. Selección inadecuada de usuarios clave:
Por otra parte, la elección de los usuarios clave es esencial, ya que, gracias a su profundo conocimiento de la empresa, son especialista en personalizar el ERP según las necesidades específicas de la empresa en cuestión. No contar con ellos o identificarlos incorrectamente aumenta la carga sobre los consultores y puede generar conflictos durante las pruebas.
7. Nuevos problemas durante el análisis
El último de los motivos sucede cuando se enfrenta a limitaciones de tiempo, algunas consultoras pueden reducir la exhaustividad de las pruebas antes de la implantación, lo que a menudo resulta en problemas que requieren soporte técnico adicional después del lanzamiento.
Finalmente, para lograr una implantación exitosa de un ERP, es crucial una planificación cuidadosa que considere las necesidades de la organización, así como la formación de usuarios y la gestión del cambio. Asimismo, hay que ser realista con la transición al formato on-cloud, ya que no hay que subestimar las diferencias entre las versiones en las instalaciones y en la nube de un sistema de gestión puede ser un error costoso.