¿Cuáles son los Costes Ocultos de una Implantación o Migración de ERP?
A menudo nos preguntan por los costes de una la implantación o migración de un ERP. Tomar la decisión de implantar o migrar un ERP puede asustar a muchas empresas, y es comprensible que una empresa quiera estar informada de todos los costes asociados a este cambio.
Cada empresa tiene diferentes necesidades y requisitos que tienen que cumplirse a la hora de escoger una solución para su empresa. Es por este motivo, que hacemos un análisis inicial de todo esto, de cómo funciona la organización y sus procesos y personalizamos cada presupuesto a cada empresa después de nuestra consulta inicial. Hoy venimos a explicar 10 costes ocultos en las implantaciones de ERP que hemos identificado a lo largo de nuestra amplia experiencia ayudando a empresas a implantar o migrar sus ERP a Microsoft Business Central.
1. Formación
Habitualmente los gastos de formación son altos, ya que los empleados han de aprender un nuevo conjunto de procesos, no sólo una nueva interfaz de usuario. Siempre recomendamos a nuestros clientes desarrollar un plan que identifique y explique los diferentes procesos del negocio que se verán afectados por el sistema ERP.
Al utilizar un ERP (como por ejemplo, Microsoft Dynamics 365 Business Central), todos los departamentos de la empresa comparten un mismo software. ¿Qué quiere decir esto? Una manera sencilla de explicarlo sería la siguiente: ahora los miembros del departamento financiero utilizarán el mismo software que los de almacén, y la introducción de la información afectará de una parte a la otra. Para hacer la migración o la implantación del ERP con precisión, se debe tener una comprensión mucho más amplia de cómo otros hacen su trabajo en la compañía, antes de que llegue el momento del cambio.
2. Integración y Pruebas
Siempre recomendamos comprar los add-ons (complementos o extensiones) directamente al fabricante del ERP (en nuestro caso, al especializarnos en Microsoft Business Central, este tiene disponibles muchísimos add-ons que ya han sido integrados, probados y recomendados por Microsoft).
Si por el contrario, es el mismo cliente el que necesita desarrollar los enlaces, hay muchos números de que las cosas no vayan muy bien. Al igual que sucede con la formación, las pruebas de integración deben ser realizadas desde una perspectiva de orientación a procesos. En Dimneo, desarrollamos enlaces personalizados para las empresas y adaptamos desarrollos existentes para cubrir todas las necesidades de nuestros clientes.
3. Personalización
Los add-ons representan únicamente el principio de los costes de la integración del ERP. Mucho más costosa es la personalización de la solución, ya que el proceso de actualización es mucho más complejo. En la medida de lo posible, debe evitarse. También es posible que estas personalizaciones tengan que ser reprogramadas para que funcionen en una solución actualizada de tu solución ERP.
Dentro de este punto también pueden incluirse las ampliaciones de requisitos del cliente, que comportan la modificación de la planificación establecida e incluso la incorporación de módulos no previstos inicialmente (como los de Business Intelligence, auditoría, etc.)
4. Conversión de Datos
Mover la información corporativa como los registros de clientes y proveedores, los datos de diseño del programa y similares de un sistema antiguo a uno nuevo es un proceso costoso. Aunque pocos directores informáticos lo admiten, la mayoría de los datos que se encuentran en las soluciones existentes son de poca utilidad.
A menudo, las compañías niegan que sus datos estén sin filtrar, hasta que tienen que moverlos a las nuevas configuraciones (cliente/servidor o Cloud) que requieren los software de gestión ERP más populares. Por lo tanto, estas empresas tienen más probabilidad de subestimar el coste de este proceso. Sin embargo, incluso los datos «limpios» pueden necesitar revisiones para casar con las modificaciones de los procesos necesarias (o sugeridas) por la implantación del ERP.
5. Análisis de Datos
A menudo, los datos de la solución ERP deben ser combinados con otros sistemas externos para ser analizados. Es una buena idea tener claras las necesidades respecto al análisis de datos antes de firmar cualquier presupuesto.
6. Finalización del Proyecto
Los clientes deben tener formado a su personal en la gestión de proyectos de un sistema ERP con el fin de asumir el control una vez que los proveedores terminen el proceso de implantación y lleven al cliente a un modo de soporte habitual.
7. Sustituir a los Mejores Recursos
Es un principio aceptado que el éxito del ERP depende de dotar al proyecto de los mejores y más brillantes recursos de la empresa. El software es demasiado complejo y los cambios de negocio demasiado importantes como para confiarle el proyecto a cualquiera. Para retener a este personal bien formado y mantenerlo motivado en un proyecto de alta tensión, intenta ofrecerles mejores salarios y complementos que su compañía pueda permitirse.
8. La Actividad del Equipo de Implantación No Puede Detenerse
La mayoría de las empresas intenta gestionar la implantación de su ERP como haría con cualquier otro proyecto de software. Una vez instalada la solución, da por disuelto el equipo y cada uno de sus miembros vuelve a su trabajo diario. Sin embargo, todavía queda mucho por hacer: las personas involucradas en la implementación son demasiado valiosas, porque han trabajado muy de cerca con el ERP saben más del proceso de venta que los mismos vendedores y más sobre el proceso de fabricación que el propio departamento de producción. Las empresas no pueden permitirse el lujo de enviarles de nuevo al negocio, ya que después de la instalación del ERP hay mucho que hacer: sólo con escribir informes para obtener información de la nueva solución mantendrá al equipo del proyecto ocupado. Es en este análisis donde las empresas recuperan su inversión en una solución ERP.
Es esencial realizar una planificación precisa para hacer frente a la gran actividad necesaria tras la instalación del ERP, formar al personal interno e incorporar esta planificación a los presupuestos.
9. Esperando el Retorno de la Inversión (ROI)
La mayoría de las soluciones ERP no muestra su valor hasta tiempo después, cuando las empresas ya llevan algún tiempo usándolas y pueden concentrarse en optimizar los procesos de negocio que se ven afectados por el sistema.
10. Depresión Post-ERP
Una encuesta de Deloitte realizada a 64 grandes compañías incluidas en la lista Fortune 500 mostró que una de cada cuatro empresas admitió que su rendimiento bajó al poner en marcha su sistema ERP. La razón más común para los problemas de rendimiento es que todo se ve y funciona de manera diferente a como lo hacía antes. ¡No subestimes nunca el poder de la formación!
Entonces, ¿Cuáles son los Costes de la Implantación de un ERP? Esta es Nuestra Recomendación.
Controlar todos los costes de una implantación o migración de ERP pueden ser difíciles de identificar. Por este motivo es fundamental contar con un Partner que te acompañe en este camino y conozca todos estos puntos clave. Como cliente, siempre se debe exigir al proveedor que se ha escogido que notifique de todos los costes de esta implantación de ERP. Con esta información, puede ajustarse la planificación y presupuesto asociados al proceso de implantación; en caso contrario aumentará espectacularmente el coste total, la confianza en su proveedor se verá seriamente dañada e incluso podrá darse el caso de que arrastre una solución que no se corresponde plenamente con los requisitos de tu empresa.
En Dimneo, somos consultores tecnológicos, pero además poseemos una amplia experiencia como asesores y consultores de negocios. Realizamos un presupuesto personalizado para cada uno de nuestros potenciales clientes, asegurándonos de la transparencia en cada uno de los procesos y de realizar este análisis sobre posibles costes ocultos de la implantación de ERP. Si tienes dudas, estaremos ahí para resolverlas y solventarlas, y estarás informado en todo momento de los avances en la implantación. No vamos a dejarte solo en este proceso. Estamos aquí, de manera cercana, para acompañarte en todos los procesos: antes, durante y después de comenzar el proyecto.
Nuestra área de especialización es el ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central, perfecto para permitir la escalabilidad de pequeñas y medianas empresas. ¿No sabes por dónde empezar o qué necesitas? Para eso estamos nosotros. Buscamos la mejor solución para cubrir todas las necesidades de tu empresa, y ayudarte a gestionar de manera más eficaz el día a día de tu negocio.
En Dimneo, estamos encantados de aconsejarte y guiarte. Uno de nuestros lemas es: «nosotros aconsejamos, tú decides». Trabajamos junto a nuestros clientes para que puedan aprovechar todas las oportunidades a su alcance, sin perder en ningún momento el control de su negocio.