Microsoft Business Central o Navision ofrece la funcionalidad de conciliar con bancos a través de dos circuitos distintos: la conciliación bancaria y el diario de conciliación de pagos. Emplear una funcionalidad u otra dependerá del funcionamiento de la empresa. En este post de blog nos vamos a centrar en la conciliación bancaria.
¿Qué es la Conciliación Bancaria?
La conciliación bancaria es la comparativa que realiza una empresa entre los movimientos registrados en Business Central y el documento del extracto que envía el banco.
Business Central permite a la empresa comparar si los datos que ha registrado en sus apuntes contables (cuenta corriente o de ahorro) coinciden con los datos proporcionados por la entidad bancaria en cuestión. El objetivo de la conciliación bancaria es cerrar de forma correcta el trimestre y controlar la gestión empresarial. El ERP de Business Central ofrece dos formas de realizar la conciliación: manual o automática.
Gracias a la actualización de Microsoft Dynamics 365 Business Central, la funcionalidad de conciliación banco dispone de un mayor espacio para almacenar los datos y ofrece una mejor visión y perspectiva global. Asimismo, facilita la capacidad de comprender las líneas que componen el extracto bancario y los movimientos de la cuenta bancaria que están relacionados.
¿Cómo se hace la Conciliación?
Si la conciliación bancaria se realiza de forma manual en Microsoft Business Central, puedes seguir los siguientes pasos:
- Entrar en la pestaña de Conciliación bancos y seleccionar la acción de Nuevo.
- Seleccionar las líneas de la cuenta bancaria que se quiere conciliar y del Movs. Bancario Aceptar.
- Rellenar los campos obligatorios: N.º de cuenta bancaria, N.º de extracto, Fecha del extracto y saldo del extracto.
- En la barra de menú, selecciona Procesar y Proponer Lías.
- Especificar fecha de inicio y de finalización.
- Se podrán ver las líneas de los movimientos que están pendientes.
Esta funcionalidad va dejando marcadas las líneas en verde para saber lo que se tiene marcado para conciliación y además recalca en la columna “Diferencia” el importe restante o en la columna “Importe liquidado”, el importe seleccionado. Como ejemplo, de esta conciliación, para dejar marcada la línea de 1357,20€, seleccionaríamos ambas líneas como en la siguiente imagen y accionaríamos el conciliar manualmente.
Por otro lado, si se realiza de forma automática, Business Central permite enlazar de manera automática los movimientos del extracto bancario importado con los movimientos del banco existentes en el sistema. Además, reduce la posibilidad de cometer errores y agiliza y facilita la gestión de este proceso.
Asimismo, la conciliación bancaria recomendamos realizarla de forma trimestral. Con el fin de obtener los justificantes de todas las operaciones realizadas durante ese periodo de tiempo. Sin embargo, es la empresa quién decide cuándo realizarla.
La funcionalidad «Importar N43»
En Efficientic nos adaptamos al entorno, pero también nos gusta innovar y ofrecer lo mejor de nosotros. Por eso, nos gustaría presentaros “Importar N43”, la funcionalidad que hemos desarrollado, cuya intención no era otra que reducir los costes de cada cliente que requiera conciliar sus bancos.
La exportación de un extracto bancario con los movimientos registrados, muchos bancos requieren de una suscripción de pago mensual o anual, pero permiten la exportación de la norma 43 de manera gratuita. Por lo que se podrá utilizar dicho fichero con nuestro desarrollo para poder importar de esta segunda manera el extracto bancario. Con ello el sistema tendrá información en ambos paneles para poder empezar con la conciliación.
¿Qué pasa si no coinciden los datos?
Si los valores no cuadran, se deberá determinar el motivo y encontrar una solución. Asimismo, las causas del descuadre pueden venir determinadas debido al tiempo del registro, el atraso de los bancos al apuntar dichos movimientos. En ese caso se debería dejar un margen de días para asegurarse que ese no es el motivo principal del descuadre. Pero no todos los motivos son por el tiempo de registro. A continuación, te mostramos otros motivos:
- Cheques girados y no cobrados por el beneficiario.
- Cobros vía TPV con algunas operaciones de venta que no coinciden con las facturas de venta.
- Pagos cargados a la cuenta bancaria de la empresa que no han registrado.
- Cobros abonados a la cuenta bancaria que no ha registrado la empresa
- Errores en las facturas al registrar o liquidar conceptos o valores.
¿Es imprescindible hacer la Conciliación Bancaria?
Esta práctica no es obligatoria, pero sí que es recomendable para las empresas ya que permite justificar todos los movimientos que tienen lugar en las cuentas bancarias. Así como, llevar la contabilidad al día, garantizar una gestión eficaz de los recursos económicos, accesibilidad a la información para la toma de decisiones y control de los cobros y pagos.
Qué te podemos ofrecer en Efficientic
Como Partners de Microsoft Dynamics 365 y QBS, Efficientic ofrece esta funcionalidad de Business Central personalizada a las necesidades de empresa y de su sector.
Lo que buscamos es que la empresa lleve al día su contabilidad, agilizando las funciones y la toma de decisiones del área de finanzas y de la empresa. Gracias a esta funcionalidad conseguimos identificar si hay inconsistencias o errores y realizar los ajustes necesarios en el mínimo tiempo posible.
Poseemos una amplia experiencia como asesores y como consultores tecnológicos. Si hay áreas de tu empresa cuya eficiencia quieres mejorar, buscamos la mejor solución para cubrir todas las necesidades de tu empresa, y te ayudamos a gestionar de manera más eficaz el día a día de tu negocio. En Efficientic estaremos encantados de aconsejarte y guiarte.