Software para la Gestión de Personal
El departamento de Recursos Humanos, en ocasiones, se encuentra en un segundo plano en la digitalización de la empresa. Por este motivo, no siempre se valoran las ventajas que presenta un Software pensado para la Gestión de Personal. En la mayoría de los casos se prioriza encontrar un programa adecuado para la contabilidad y facturación de la empresa, o un CRM enfocado en las ventas y los clientes; pero tener un software para reforzar el departamento de Recursos Humanos puede suponer muchas ventajas para la empresa.
Lo ideal es que este programa o software esté conectado con el resto de procesos de la empresa, para que todo funcione de manera más sencilla e integrada. En nuestro caso, recomendamos el módulo que ya viene incluido en el ERP de Microsoft, Dynamics 365 Business Central, en el cuál somos expertos; pero en este post queremos ir más allá y contar las ventajas generales que podemos encontrar en nuestras soluciones.
Ventajas del Software Para Gestión de Personal
Tener un programa con el que trabajar y unificar toda la información y procesos relacionados con el talento y los empleados puede resultar muy útil para la empresa, y especialmente para los departamentos de Dirección y Recursos Humanos. Te contamos cuáles son algunas de las áreas en las que se puede trabajar, sus ventajas y funcionalidades.
1. Gestión Documental de Empleados Protegida y Actualizada
Mantener actualizados todos los datos y la documentación de tus empleados puede suponer una tarea pesada. Con nuestras soluciones, registra de manera sencilla a nuevos empleados, y crea fichas detalladas con toda la información que consideres necesaria. Se pueden actualizar desde un único lugar todos los datos del empleado, contratos de empleo, información confidencial, cualificaciones, contactos del empleado, etc. Estos datos se encuentran alojados en la nube, y de esta manera se siguen las normas de la ley de protección de datos, además de poder acceder a la información desde cualquier lugar y con la tranquilidad de que esos datos están protegidos y seguros.
Al tener todos los datos y poder trabajar directamente en la nube, se facilita mucho el día a día de los equipos de Recursos Humanos.
- Se almacena de manera ordenada toda la información en un espacio virtual.
- Hay seguridad ante cualquier inconveniente que pueda surgir (por ejemplo, averías en el equipo o discos duros, fallos de energía, o errores humanos).
- Se genera un espacio colaborativo, donde empleados en diferentes ubicaciones pueden trabajar juntos, además de generar mayor transparencia de datos.
- Mayor flexibilidad para el equipo de Recursos Humanos, que al utilizar el sistema basado en la nube, se puede ofrecer a los empleados la posibilidad de trabajar desde casa o acceder a la información durante las vacaciones o días festivos si fuese necesario.
2. Gestión de Ausencias de los Empleados
Los programas pensados para apoyar al departamento de Recursos Humanos suelen contar con opciones para gestionar las ausencias del personal. Con el sistema de gestión de ausencias, los técnicos pueden gestionar los permisos, bajas y vacaciones del todos los empleados de la empresa. Al tener un sistema organizado, se evitan los errores, y la empresa siempre cuenta con la plantilla necesaria en todos lo departamentos. De esta manera, se evita que haya una escasez de empleados en un departamento, que impida el correcto funcionamiento de la empresa.
Se puede digitalizar y automatizar los procesos de solicitud de vacaciones de los empleados, para que se aprueben las vacaciones por sus superiores, antes de enviar la información al departamento de Recursos Humanos. De esta manera, se ahorra tiempo y se organiza mejor cada departamento individual; siempre con la supervisión y la aprobación final correspondiente.
Además, en base a toda la información recopilada sobre las ausencias de los empleados, el software puede generar informes con diferente información:
- Ausencias por empleado durante un periodo de tiempo,
- Causas de las ausencias de forma general,
- Todas las ausencias y fechas en las que comienzan y finalizan,
- Causas de las ausencias por empleado,
- Etc.
Estos informes ayudan en la toma de decisiones al equipo directivo de la empresa, además de facilitar información al departamento encargado del personal de la organización.
3. Hojas de Horas y Registro de la Jornada Laboral
El software de gestión de personal puede incluir hojas de horas, muy útiles para poder realizar un seguimiento del tiempo invertido por cada empleado en diferentes proyectos. Esta información se puede utilizar para hacer un registro del tiempo simple. Además, el programa puede ayudar a RR.HH. a realizar un seguimiento del personal y a organizar turnos de trabajo (cuando la actividad de la empresa lo requiera).
De la misma forma, se puede utilizar el software para que los empleados puedan realizar el registro de su jornada laboral (obligatorio desde el pasado 12 de mayo de 2019). Un ejemplo de software para realizar este proceso es Laboro, nuestra herramienta personalizada de registro de jornada laboral.
4. Procesos de Selección de Personal Más Fluidos
Tener los procesos anteriores automatizados o simplificados da lugar a que el personal de Recursos Humanos pueda centrar más atención en la selección de nuevo talento para la empresa. Utilizar un software como Microsoft Dynamics 365 Business Central, puede resultar muy útil para agilizar los procesos de selección. Permite almacenar de manera ordenada toda la información de las candidaturas. Además cuenta con Microsoft Teams, herramienta que permite realizar videollamadas previas a la entrevista presencial que pueden grabarse para revisarlas, reducen los costes de desplazamiento de los candidatos, y dan flexibilidad (horaria y de localización) a los reclutadores.
5. Ayuda a Toda la Plantilla con el SMART WORKING
La flexibilidad laboral es una de las tendencias que se han adoptado en los últimos años, y vino para quedarse. Esta tendencia requiere un mayor control por parte de la empresa, pero que cada vez es más demandada por los trabajadores. Contar con un Sistema de Gestión Empresarial en el cual se pueda trabajar desde cualquier lugar es esencial. Esto hace más atractiva la empresa para potencial talento y da más libertad y beneficios a los trabajadores existentes. Con el Smart Working se fomenta la conciliación y se favorece la motivación de los empleados; y por lo tanto la lealtad a la empresa y la retención de talento.
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